會議會展設備所需
各種類型的會議都需要使用視聽設備，在視聽設備方面的要求更是嚴謹，不管是音響、麥克風、放映機、銀幕等等，都要一定的質量，因此更需要專業人員的協助規劃。
放映設備:指在會議室內演講時所用到的輔助器材
如以下具體器材
1.幻燈機
在會議的產業里，35mm幻燈機是最常被用做幻燈片投影之用。柯達愛影AT-III是35mm幻機中最耐操作的機器，此型機器提供了自動對焦、有線遙控、高亮度影像及背后更換燈泡等功能。標準柯達愛影系列的亮度能勝任于小型會議室及小于2．4米的銀幕。不管如何，長距離或大銀幕的投影必須要有色飽和度高的燈泡，柯達愛影系列幻燈機并可選擇較亮的燈泡，但這些較亮的燈泡壽命較短且價格昂貴，因此視聽出租公司會收取較高的費用。超強光投影機用于3．7米寬以下的銀幕其效果是非常好的。當加上高速鏡頭時，超強光投影機可投射于3．7米寬以下、距離27．4米以內的銀幕。越大的銀幕越需要更多的亮度，因此任何大于3．7米的銀幕便需要氙氣燈泡幻燈機。氙氣燈泡填充著高壓氣體。大部分的視聽出租公司需要有受過訓練的人來操作這些設備。
雖然氖氣燈泡幻燈機必須用在較大型的場所，卻也有兩個潛在性的問題必須注意：(1)過熱會引起幻燈片扭曲或融化；(2)散熱風扇噪音非常地大。不論任何型式的幻燈機，幻燈機片槽及鏡頭是必須特別注意的。柯達的幻燈片槽有80片及140片兩種型式，通用型80片幻燈片槽設計符合大部分的安裝。而豪華通用型(或歐陸型)片槽則使用于名片、塑膠片和3 毫米厚的玻璃片。鏡頭是將幻燈片影像放大投射到銀幕，鏡頭大小則取決于投射距離及銀幕大小。一般視聽出租公司提供10-15厘米變焦鏡頭給出租的幻燈機使用。如果需要長距離或短距離的鏡頭，視聽出租公司則會收取額外的費用。另一個附件則是延長有線遙控距離，目前有無線遙控可供選擇，不過要事先確定其相容性。
2.投影片投影機
是最簡單的視聽設備，它利用鏡子折射方式將透明片的資料投射到最大3米)(3米的平面銀幕上。投影片投影機可以多用途地簡單使用，它可以讓演講者在簡報中有即興的演出，更進一步的來說，投影片投影機提供了較亮的影像，讓演講者在微暗的空間里工作。
3.實物投影機
其外形酷似手提型投影片投影機，主要構造包含一小型攝影機、光源及置物板；使用時，將一實際的物件，如商品樣本、相片、印刷品等立體的物件放在置物板上，打上光源，透過實物投影機上的小攝影機將此物件拍攝下來，再連接影像投射器(如小單槍等)，使物件放大投射到銀幕上，如此，與會者不需全數擠到前面就能看清楚演講者介紹的"實物"。此外攝影機的鏡頭可以自動對焦，也可將實物放大或縮小。實物投影機還有一種特色是光源可完全控制在置物板的范圍內，而一般專業型攝影機可能因為對攝影的物件提供額外照明時，增加會場亮度而使小單槍投射在銀幕上畫面的質量降低。
4.16mm投影機
雖然已快速的被錄影機所取代，但還是有些演講者使用動感投影機，最常使用的是16mm投影機，當要采購時要特別注明膠卷是有聲或無聲，如果是有聲的膠卷則要決定光學式或磁帶式聲軌，光學式其聲軌錄制在影片兩旁的齒孔，而磁帶式聲軌則是將磁條置于膠卷上。磁帶式膠卷偶爾用于歐陸而不常用于本地視聽出租市場。如果有客戶需要使用則要多花一點時間來安排。16mm投影機的聲音必須與音樂系統連接，雖然此投影機大部分都內建喇叭，但通常只通用于較小型的空間，且其聲音質量不佳。下一步要考慮的是膠卷上帶機構，手動上帶式投影機其操作者需要將膠卷通過許多的閘門及元件。而自動上帶式投影機則會將膠卷自動裝于投影機。為避免上帶及操作時的失誤，最好雇請專業人員。對于投影片來說，長距離大銀幕的投影需要使用色飽和度高的燈泡。在標準16mm投影機之后下一步便是帆MARC燈泡投影機，色飽和度最高的16mm投影機燈泡是氙氣燈泡，就如同氙氣燈泡幻燈機一樣，此類投影機必須要有專業人員來操作。氙氣燈泡投影機非常的昂貴，但對于要用于投影相同空間尺寸而言，仍比電視投影機便宜許多，而且16mm影片質量比錄影帶訊號高出許多。
5.幕墻
選擇了不適當的銀幕材質投影影像，投影設備就形同虛設，使用銀幕首先要決定的是銀幕尺寸，而選擇銀幕尺寸則必須考慮到會議室的容量；尺寸和天花板高度。一旦決定了銀幕的尺寸，那接下來則是要考慮下列3個關鍵項目：型式、規格及材質。最常用的活動式銀幕為三角架式銀幕。此型銀幕是以三角架置于地面，而以中間桿件為支撐，將銀幕往上拉固定。活動式三角架的尺寸范圍在1．2-2．4米之間，此類型銀幕只需一個人即可操作使用。而銀幕的規格則是取決于媒體的型式。正方形的銀幕較能符合所有的媒體影像。而長方形4：3比例的規格則是供16mm投影機及電視影像使用。有幾種銀幕材質可供選擇：白色、珠光和透明背投等。白色銀幕是全平面、不透光，可視角度較寬，是較常為會議室內使用的銀幕。而珠光銀幕其可視角度則較受限制，其可視角度通常較白色銀幕為窄。而透明背投銀幕材質則為塑膠，其表面覆以特殊灰色物質，以能使影像從銀幕背后投影而能讓人從銀幕前方觀看。此型銀幕為高反射性銀幕，但其可視角度非常狹窄。
6.投影機架
要將投影設備置于適當的投影位置，必須置于經過精心設計過的架子或是升降機。對于出租業而言，Safelock及活動式推車為最常用的兩種基本設備。Safelock架的四腳可以自由伸縮定位，其最高的高度為142厘米。這個高度對于單臺幻燈機或投影機面言是一個非常合適的高度。而活動推車則可容納較多的投影機，其高度最高可達137厘米。活動推車的租金通常比Safelock為高。81厘米高的活動推車較適合用于投影片投影機，而137厘米高的活動推車則可安全的承受視訊監視器。許多視聽出租公司為了美觀，都會在推車四周裝上擋板。如果宴會廳中沒有投影機房的設計，那投影機架就必須安置在鷹架或平臺上。不管投影機架要安裝在哪里，都必須要注意尺寸、高度及穩定性等技術性的需求。
7.視訊設備
視訊節目及其設備可分類為下列3個范圍：
1．一般使用者／家用等級。
2．工業用／有線系統等級。
3．廣播用等級。
8.音響設備
音響設備對會議的質量具有相當大的影響，會議經理人如果能將下列幾項音響方面的基本因素考慮進去的話，那么對會議質量的提高有相當大的幫助。
9.麥克風
麥克風可以說是會議活動中使用得最頻繁、最重要的視聽器材之一。然而麥克風的種類繁多，特性也不同，因此了解各種麥克風的特性及正確的使用方法，將使會議進行得更順利，并節省不必要的器材租用費。麥克風可粗略分成兩種。
a.有線麥克風：
簡而言之是麥克風本身再接上一條訊號線，當會議需要錄音時，使用有線麥克風的穩定性通常會比無線麥克風高，另外還需要提醒演講者一定要對著麥克風講話，否則可能錄不到或錄不清楚聲音。
b.無線麥克風：
從表面上看來，麥克風本身就只有一支麥克風，沒有線接著，它的種類很多，可依據使用的狀況來選擇麥克風的型式：
1．手握式無線麥克風：適用于會議過程進行至Q&A時段供與會者發問。
2．領夾式(俗稱小蜜蜂)或肩掛式無線麥克風：適用于演講者需走動且運用雙手時，還需隨身佩帶一個接收器。同時使用兩支以上的無線麥克風時，必須每支使用不同的頻率才能發音，當然頻率越多，產生相互干擾的情況越嚴重。在使用麥克風前，我們先要決定這場會議中需要多少支麥克風，在-場將近百人的會議中，至少在講臺與主桌臺上需要麥克風，如果會議有雙向溝通的時段，就要考慮在觀眾席放置麥克風，講臺的麥克風必須要注意高度，而麥克風的頭可以任意轉動以符合不同身高的演講者。最佳的直立式麥克風高度為1．8-3米，演講者只要調整麥克風頭的上下高度即可。在一場重要會議中，最好準備"備用"的麥克風，否則在開幕式；專題演講或現場直播中麥克風突然消音，將是會議的一大敗筆。如果演講者在會場中要來回走動，那就要考慮"領夾式"的麥克風，它可以夾在衣服上。在討論會中有幾件事情要特別考慮，一般來說主席、報告人、評論人都應該有麥克風，如果因為經遇考慮，可對兩人使用一支麥克風，如果與會者要提出問題時，可以在觀眾席的走道處放置直立式麥克風。無線麥克風會因為會場死角、天花板的因素造成收訊不良，質量高而且穩定的無線麥克風通常價格都比較高，更何況無線麥克風都使用電池，電池的強弱也會影響收訊的質量。酒會或茶會時，可以使用雙重或多重的無電天線系統，這樣就可以接收到最強和最清晰的音質。當使用無線麥克風時，最好"備用"一套夾式的麥克風。在此給你一個建議，如果你一定要使用無線麥克風，最好租用對會場熟悉的音響公司，才能提供較佳的質量服務。
10.錄音
如果在一場會議中考慮到錄音，就必須要在演講區增加麥克風或者是從會場的音效系統中收音，如果是全場錄音就比較簡單，只要與會場的連接即可，通常會場都會提供這種協助，可以將喧鬧聲音降到最低，而演講者也不會弄不清楚使用哪一只麥克風。
11.室內音響
大部分符合會議標準的場地都有室內音響系統，在你決定是否要使用其音效系統前，一定要親自身臨其境地感受一下，即使當時的效果非常好，但是在會議前兩天最好再去檢視一次。當你決定使用會議本身音效時，而你所使用的會議室僅僅是可分隔會議室中的一間，那么你一定要確定是否每一間有獨立的音效系統，一流的會議場地都會特別留意可分隔會議室的隔音效果，提供最佳會議場地。
12.擴音器
擴音器位置放在會議室前面比放在前幾排或后排聲大，如果你仍然對于會場本身的音效系統感到質疑時，建議你另外找一家聲譽好的音響公司協助音效安排，對一個成功會議來說也是關鍵的因素。